Politique de confidentialité
Cette politique explique comment SARL Online Carte Grise traite les données personnelles des professionnels qui utilisent la Plateforme Online Carte Grise Pro et des personnes pour lesquelles une démarche d’immatriculation est réalisée, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.
1. Responsable de traitement
SARL Online Carte Grise, 11 Quartier de Pic, 09100 Saint-Jean-du-Falga, RCS Foix 878 549 740, représentée par son gérant. Contact pour toute question relative à vos données : contact@onlinecartegrise.com.
Online Carte Grise agit comme responsable de traitement pour la gestion des comptes et la réalisation des démarches qui lui sont confiées par mandat. Le professionnel qui transmet les données de son client reste responsable de leur collecte auprès de ce client.
2. Données traitées
- Professionnels (clients et collaborateurs) : nom, prénom, e-mail, téléphone, fonction ; données de l’entreprise (SIRET, Kbis, adresse, n° de TVA) ; pièce d’identité du représentant légal et sa date d’expiration ; mandat permanent et preuve de signature ; commandes, factures, avoirs et références de paiement ; identifiants (mot de passe chiffré, code de double authentification pour l’équipe) ; journaux de connexion (date, adresse IP, navigateur).
- Titulaires (clients des professionnels, ou vendeurs et acquéreurs d’un véhicule) : identité, adresse, e-mail et téléphone le cas échéant ; pièces justificatives exigées pour la démarche (pièce d’identité, justificatif de domicile, attestation d’assurance, certificat d’immatriculation, certificat de cession…) ; mandat signé et preuve de signature (date, adresse IP, navigateur) ; données du véhicule (immatriculation, numéro VIN, caractéristiques).
- Visiteurs : données techniques de connexion strictement nécessaires à la sécurité du site.
Aucun numéro de carte bancaire n’est reçu ni stocké par Online Carte Grise. Les photos déposées sont réencodées à l’envoi, ce qui supprime leurs métadonnées (dont la position GPS).
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Ouverture, vérification et gestion des comptes professionnels | Exécution du contrat ; obligations liées à l’habilitation SIV |
| Réalisation des démarches d’immatriculation dans le SIV, sur mandat | Exécution du mandat ; obligation légale (réglementation de l’immatriculation) |
| Vérification des pièces et prévention de la fraude documentaire | Obligation légale ; intérêt légitime à prévenir la fraude |
| Paiement, facturation, avoirs et comptabilité | Exécution du contrat ; obligations comptables et fiscales |
| E-mails de service (suivi des dossiers, pièces manquantes, signature, factures, rappels) | Exécution du contrat |
| Sécurité de la Plateforme (journaux, anti-abus, sauvegardes) | Intérêt légitime à protéger les données et le service |
| Réponse aux réquisitions des autorités | Obligation légale |
Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques n’est prise, et les données ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires.
4. Destinataires
- Le personnel habilité d’Online Carte Grise, dans la limite de ses missions.
- Les administrations compétentes : Agence nationale des titres sécurisés et Système d’immatriculation des véhicules, Direction générale des Finances publiques, autorités judiciaires ou de police sur réquisition.
- Nos prestataires, liés par contrat et tenus à la confidentialité et à la sécurité :
- Hostinger International Ltd : hébergement de la Plateforme, serveurs situés en France ;
- Stripe Payments Europe Ltd (Irlande) : paiement par carte et prélèvement SEPA ; Klarna Bank AB (Suède) pour le paiement en trois fois, qui agit comme responsable de traitement distinct pour l’octroi du paiement fractionné ;
- Microsoft Ireland Operations Ltd : messagerie utilisée pour envoyer les e-mails de service ;
- Dropbox International Unlimited Company (Irlande) : stockage des sauvegardes, chiffrées par nos soins avant envoi ;
- Pennylane (France) : tenue de la comptabilité, pour les factures et avoirs ;
- le fournisseur de l’API d’identification des véhicules, auquel seul le numéro d’immatriculation est transmis ;
- BunnyWay d.o.o. (Slovénie) : police de caractères du seul back-office de l’équipe.
5. Transferts hors de l’Union européenne
Les données sont hébergées dans l’Union européenne. Certains prestataires (Stripe, Microsoft, Dropbox) peuvent y accéder depuis les États-Unis ; ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) et/ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Les sauvegardes sont chiffrées (AES-256) avant leur envoi : le prestataire de stockage n’en détient pas la clé.
6. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte professionnel et documents de l’entreprise | Durée de la relation, puis 5 ans après la clôture du compte (prescription commerciale) |
| Dossiers : pièces, mandats, preuves de signature, Documents finals, données des Titulaires | 5 ans après la clôture du Dossier, puis suppression automatique |
| Factures, avoirs et pièces comptables | 10 ans (article L. 123-22 du Code de commerce) |
| Journaux de connexion et de sécurité | 1 an |
| Sauvegardes chiffrées | 13 mois au plus, par rotation automatique |
| Lien de signature envoyé au Titulaire | Jusqu’à la signature ou la clôture du Dossier |
7. Sécurité
Online Carte Grise met en œuvre des mesures adaptées à la sensibilité des pièces d’identité :
- connexion chiffrée (HTTPS imposé) ;
- documents stockés hors de tout accès public et accessibles au seul professionnel concerné et à l’équipe ;
- double authentification obligatoire pour l’équipe ;
- mots de passe chiffrés et protection contre les tentatives de connexion répétées ;
- journalisation des accès ;
- sauvegardes quotidiennes chiffrées, hors serveur.
En cas de violation de données présentant un risque, la CNIL et, le cas échéant, les personnes concernées sont notifiées dans les conditions prévues par le RGPD.
8. Vos droits
Vous disposez des droits suivants sur vos données :
- accès et rectification ;
- effacement ;
- limitation et opposition ;
- portabilité ;
- directives relatives à leur sort après votre décès.
Certaines données ne peuvent toutefois pas être effacées avant la fin des durées légales de conservation (démarches d’immatriculation, comptabilité). Pour exercer vos droits, écrivez à contact@onlinecartegrise.com ou à l’adresse du siège. Une réponse vous est apportée sous un mois ; un justificatif d’identité peut être demandé en cas de doute raisonnable. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris).
Si vous êtes le client d’un professionnel, vous pouvez aussi vous adresser à lui pour les données qu’il a collectées.
9. Cookies et stockage local
La Plateforme n’utilise que des traceurs strictement nécessaires, exemptés de consentement :
- le cookie de session et le jeton de sécurité anti-falsification des formulaires (XSRF), supprimés à la fin de la session ;
- le cookie « rester connecté », uniquement si vous cochez cette option ;
- dans l’appli installée, une mémoire de vos choix d’affichage et une copie des seuls fichiers techniques (styles, scripts, images) pour un chargement rapide.
Aucun cookie publicitaire, de réseau social ou de mesure d’audience n’est déposé.
10. Modification
Cette politique peut évoluer, notamment en cas de nouveau prestataire. La version en vigueur est celle publiée sur cette page.
Dernière mise à jour : 12 octobre 2026.